Pla d’acollida per al personal de nova incorporació a l’Ajuntament del Prat de Llobregat

 

L'Àrea d’Organització, Governança i Economia de l'Ajuntament del Prat de Llobregat ha implementat un Pla d’acollida per al personal de nova incorporació. Aquest pla inclou 3 documents: un protocol d’actuació per a Recursos Humans, una guia d'acompanyament per a les persones responsables dels Serveis i/o Seccions i un manual d'acollida, en format virtual, per a les noves incorporacions. L'objectiu principal del Pla és la de facilitar a la persona la seva adaptació, que se senti acollida des del primer dia i generi, així, el sentiment de pertinença a la nostra organització.

Aquest projecte és innovador perquè fa una acollida individualitzada i utilitza una plataforma en línia que permet a la persona fer una immersió prèvia a l'organització abans d'arribar al seu lloc de treball en el Servei o Secció de destí, fomentant la interactivitat amb els continguts i les persones que en formen part dels equips. 

  1. Títol de la pràctica : Pla d’acollida per al personal de nova incorporació a l’Ajuntament del Prat de Llobregat
  1. Àrea o empresa municipal que presenta l'actuació : Àrea d’organització, Governança i Economia
  1. Resum de la pràctica 

El Pla d’acollida és un instrument que recull informació fonamental sobre l'organització i la relació laboral entre la nova persona treballadora i l'organització.

El nostre pla d’acollida, incorpora 3 tipus de guies:

1) Un protocol d’actuació per al personal de RRHH, que inclou els recursos, una proposta de calendari i una proposta metodològica;

2) Una guia d'acompanyament als i les caps de Servei i/o Secció, no només en la primera acollida sinó també durant els primers 50 dies d'incorporació i acompanyament. Contempla també, la figura de la persona tutora, referit a una persona de l’equip.

3) Un manual d'acollida virtual per a la persona que s'incorpora, que ens permet crear un bon clima de treball des de l'inici de la relació laboral i generar el sentiment de pertinença. Aquest manual està incorporat a la plataforma de formació on-line pròpia de l’Ajuntament.

 

  1. Elements d’innovació

En realitat tot el projecte en si mateix és innovador, donat que no hi havia cap desenvolupat anteriorment.

La persona que s’incorpora per primera vegada fa una immersió a l’Ajuntament amb l’accés a la plataforma online abans d’incorporar-se al seu lloc de treball. Al ser online, la plataforma permet la interactivitat i la “gamificació” de manera que l’acollida és molt més efectiva alhora que divertida.

  1. Durada de la pràctica

Data inici  Juny 2023

Data finalització:  Indefinida 

  1. Persona o persones de contacte 

Carles Font Llobregat. Cap del Servei de RH. Ext. 5146

Beatriz Vigara Silván. Tècnica d'igualtat. Ext. 5696

  1. Context i motivacions (El problema a resoldre, els antecedents, la situació prèvia de la iniciativa...)

La situació de partida era molt senzilla: no es feia cap tipus d’acollida a la persona de nova incorporació a excepció de la documentació que se li feia signar a la persona a Recursos Humans (contracte, IRPF, etc.). Qui és l’Ajuntament, què fem i com ho fem (i sobretot, que treballem per fer-ho amb coherència amb tots els objectius i projectes de l’organització), la relació laboral de la persona amb l’Ajuntament, quins Serveis i/o Seccions hi ha... és informació no rebia en un moment inicial la persona que s'incorporava sinó que anava rebent imputs des del seu lloc de treball i de tant en tant.

Per tant, es feia necessari facilitar a la persona tota aquesta informació abans que s'incorporés al seu lloc de treball. 

 

  1.  Quins són els objectius de la pràctica? (objectius principals i secundaris)

Principals: Facilitar a la persona la seva adaptació perquè, des del primer moment, se senti acollida, motivada i formant part de l'organització (sentiment de pertinença).

Secundaris: Identificar què espera l'organització de la persona i quins són els objectius del servei o secció de destí.

  1. Va tenir Diagnosi prèvia?

La diagnosi s’ha fet des del propi Servei de RH preguntant i parlant amb les persones que s’havien incorporat en els últims mesos i/o any. Quines sensacions havien tingut, què havien trobat a faltar... tota aquesta informació era necessària per tenir una diagnosi i elaborar el Pla amb les necessitats reals de les persones. 

 

  1. Indiqueu la població objectiu

Personal de nova incorporació a l’Ajuntament del Prat de Llobregat

  1. La pràctica, està vinculada amb altres programes o actuacions? (descrigui la relació. Ex: està vinculada a un pla general) No, exactament. Està vinculada als objectius de tenir cura de les persones des del Servei de Recursos Humans.
  1. Fases i principals línies d'actuació (Breu història. Descripció de les principals actuacions realitzades a les diferents etapes en les que s'ha desenvolupat l'experiència.)
  • 1a fase: Recollida d’informació amb diferents Serveis/Seccions implicades: RH, Premsa i Comunicació, SITIC i Cultura
  • 2a fase: Gestió i tractament de la informació
  • 3a fase: Contacte amb la empresa externa per a la gamificació del contingut 
  • 4a fase: Procés participatiu a RH + Grabació de vídeo de benvinguda de l’Alcalde
  • 5a fase: Tancament del projecte, elaboració dels vídeos...etc
  1. Llistat d'actors que han intervingut (completi el següent quadre amb les següents preguntes)

Carles Font. Ajuntament. Tot el procés. Impulsor

Elena Asensio. Ajuntament. Tot el procés. Seguiment de la imatge corporativa

Pedro Soteras. Ajuntament. Tot el procés. Posada en marxa del campus virtual. 

Begonya Bilbeny. Ajuntament. Inicial. Unificació de documents a Aupac i digitalització

Marga Gomez. Ajuntament. Inicial. Facilitar informació del Prat de Llobregat

BDNonplus. Empresa externa. Disseny i implementació del contingut

 

  1. Quins recursos econòmics s'han emprat?

-Total euros de tot el projecte: 14.520€ (sense iva)

-Total euros darrer any: 14.520€

-Pot explicar les característiques generals del finançament: contracte menor

 

  1. Quins han estats els recursos humans utilitzats (total de persones contractades, funcionaris, voluntaris que han intervingut i activitats realitzades):  A grans trets podem dir han intervingut un total de 8 persones
  2. Altres recursos utilitzats (Instal·lacions, eines, maquinària, etc., que s'han emprat a la pràctica) CAP
  1. S’ha realitzat amb metodologia participativa? Quina? En quines fases? Entès literalment com a procés participatiu a la fase 4 amb l’equip de RH. Si valorem la participació des d’altres perspectives, pràcticament tot el procés ha estat de compartir i decidir.
  1. Comunicació realitzada (interna i externa): Butlletí de comunicació interna de RH + Presentació Caps de Servei/Secció
  1. Quins són els principals productes de l'experiència?  Aquest projecte ha permès fer un canvi substancial en els procediments de RH i de la resta de Serveis que acollen a una persona de nova incorporació.
  1. Quina documentació ha produït la pràctica?  Informe i guies d’una banda i elements per a la valoració, d’un altre
  1. Ha rebut algun reconeixement No
  2. Quins impactes ha tingut la experiència? L’impacte és sobre les persones, donat que sí genera aquest sentiment de pertinença i d’altra per a la pròpia organització, donat que acull les persones d’una manera molt diferent.

 

 

  1. S'ha realitzat alguna avaluació de l'experiència? Avaluació continua. Mitjançant les enquestes d'opinió, podem recollir el que hem de millorar!
  2. Quin Tipus d'avaluació s'ha realitzat? (interna-externa, qualitativa-quantitativa) i qui ha realitzat l'avaluació? Servei de RH amb una avaluació qualitativa i quantitativa

____________________________________________________________________________________________

  1. Descrigui observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials (Principals transformacions produïdes)
  1. Quins són els punts forts de la pràctica? Per primera vegada, l’Ajuntament disposa d’un Pla d’acollida que permet acollir les persones en un bon clima de treball i fomentant el sentiment de pertinença.
  1. Quins són els punts febles de la pràctica? És un document que, malgrat contenir informació molt general i que no s’ha d’anar modificant constantment, requereix mantenir-lo actualitzat en cas de canvis normatius. 
  1. Quines són propostes de millora de la pràctica?  Automatizar les avaluacions
  2. Possibilitat de replicar la pràctica en altres àmbits (Descripció de dificultats o condicions per a replicar la pràctica). Es pot traslladar a les empreses municipals i fins i tot, servir com un document per a les empreses del municipi que encara no tinguin Pla d'acollida o el vulguin millorar/actualitzar.