Factura electrònica

Qui hi està obligat?

A partir del 15 de gener de 2015 s'estableix l'obligatorietat de l'ús de la factura electrònica per als proveïdors d'aquesta corporació, d'acord amb el que estableix l'article 4t de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls a la factura electrònica i de creació del registre comptable de factures en el sector públic.

Per tant, hi estaran obligats:

1. societats anònimes
2. societats de responsabilitat limitada
3. persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica sense nacionalitat espanyola
4. establiments permanents i sucursals d'entitats no residents en territori espanyol en els termes que estableixi la normativa tributària
5. unions temporals d'empreses
6. agrupacions d'interès econòmic, agrupacions d'interès econòmic europeu, fons de pensions, fons de capital risc, fons d'inversions, fons d'utilització d'actius, fons de regularització del mercat hipotecari, fons de titulació hipotecària o fons de garantia d'inversions.

L'Ajuntament del Prat de Llobregat, en ús de la facultat que li atribueix l'esmentada llei, exclou de l'obligació d'emetre factura electrònica, les persones jurídiques, quan les factures siguin d'un import inferior a 5.000 € (IVA inclòs).

Qui no hi està obligat?

Les persones físiques (empresaris i professionals), amb independència de la quantia de la factura, i les persones jurídiques (vegeu l'apartat anterior), quan l'import sigui inferior a 5.000 € (IVA inclòs).

A partir de quan és obligatori?

A partir del 15 de gener de 2015

A partir d'aquesta data no s'admetran factures en paper dels ens obligats a emetre factures electròniques.

Quin format ha de tenir la factura electrònica?

Les factures electròniques només poden ser emeses en format facturae, d'acord amb la Llei 25/2013 i les seves disposicions de desenvolupament. Per a més informació, podeu consultar l'enllaç següent: http://www.facturae.gob.es

Requeriments de les factures:

Les factures han de tenir com a mínim el contingut establert a l'article 6 del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel RD1619/2012, de 30 de novembre.

En cas que se'n disposi, caldrà indicar-hi el número d'expedient i el codi del departament gestor de la despesa. El podeu consultar a la pestanya de Codificació d'unitats administratives en aquesta mateixa plana.

Els NIF de proveïdor i client hauran d'anar precedits del codi del país: ES.

- L'obligació d'incloure en les factures els òrgans administratius que intervenen en la tramitació, és solament per a les que tenen format electrònic?

No, tant en les factures electròniques com en les presentades en format en paper, s'han d'identificar els òrgans administratius implicats en la tramitació de la factura, codificats d'acord amb el directori DIR3 d'unitats administratives que gestiona la Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques.  En concret, serà necessari que en cada factura figurin les unitats següents: oficina comptable, òrgan gestor i unitat tramitadora, codificades d'acord amb el directori DIR3 d'unitats administratives. 

- Com puc conèixer els òrgans administratius implicats en la tramitació d'una factura?

La informació sobre les unitats administratives concretes que el proveïdor ha d'incloure en cada factura (relació d'Oficina Comptable – Òrgan Gestor – Unitat Tramitadora), vindrà recollida en els plecs de clàusules administratives del contracte a què es refereix la despesa de la factura o, en cas que es tracti d'una despesa que no necessiti plec, aquesta informació l'haurà de subministrar al proveïdor, la unitat tramitadora que va efectuar l'encàrrec o comanda.

Sistema de consulta de l'estat de tramitació de factures

1. Per a les factures electròniques, el servei e.FACT emetrà un missatge de confirmació de la tramesa automàtic. Aquest missatge serà un comprovant de presentació, però no pas de l'entrada al Registre de Factures.
La manca d'aquest missatge o l'emissió d'un missatge indicatiu d'error o deficiència en la transmissió, indica que la factura no ha estat tramesa al Registre de Factures i, per tant, no serà possible l'enregistrament. 

2. Un cop registrades, es canviarà l'estat de les factures per aquell que els correspongui al servei e.FACT.
Una factura electrònica podrà trobar-se en qualsevol dels estats següents:

• Tramesa: la factura s’ha enviat correctament.
• Lliurada: la factura ha entrat en els sistemes de recepció informàtica de l'Ajuntament.
• Registrada: la factura ha estat enregistrada al Registre de Factures. Aquest estat reflectirà la data, l'hora i el número de registre oficial d’entrada de la factura electrònica. El número de registre que s’indiqui en aquest estat és el número de registre oficial i tindrà el valor de rebut de presentació als efectes d’allò disposat a l’article 70.3 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i procediment administratiu comú. No obstant això, si aquesta data (la de la factura Registrada) es correspon amb un dia inhàbil d’acord amb el calendari oficial vigent, la factura electrònica s’entendrà enregistrada a primera hora del dia hàbil següent a l'efecte de còmput de terminis de pagament.
• Conformada: la factura ha estat comptabilitzada per l'Ajuntament.
• Pagada: ja s'ha cursat l’ordre de pagament de l’import de la factura.
• Rebutjada: la factura no ha estat admesa, ja sigui per incompliment d’algun requisit formal o bé per manca de conformitat del centre gestor. 

3. L'estat de les factures enviades en paper es podrà consultar a la Carpeta Ciutadana que es troba a la Seu Electrònica de l'Ajuntament i el de les factures electròniques a la bústia de lliurament de factures.

 

Més Informació

1. Marc jurídic. Al portal Facturae podeu consultar la normativa de facturaciò electrònica

2. Servei de consultes a empreses AOC: “Portal de suport e-FACT a empreses” i telèfon 902 90 10 80